دیداربا، از شش بخش مجزا و در عین حال مرتبط با هم تشکیل شده است:
- مدیریت جلسه ها و مصوبات اداری
- مدیریت جلسه ها و رای گیری شورا ها
- وبینار جهت برگزاری جلسات غیر حضوری
- مدیریت درخواست های ملاقات حضوری شهروندان
- مدیریت درخواست های مردمی از طریق تلفن و یا نامه نگاری
- مدیریت درخواست های مردمی در حین اجرا بازدید های مدیریتی
این زیر سیستم ها به صورت مستقل و یا ترکیبی با یکدیگر قابل استفاده می باشند.از امتیاز ویژه دیدار با، ایجاد یک کارتابل جهت مدیریت تمامی این درخواست ها و نیز ارتباط با سایر سامانه های سازمان جهت انتقال و یا دریافت اطلاعات می باشد.
مدیریت جلسه ها و مصوبات اداری
همه روزه جلسه های متعددی رسمی و غیر رسمی در بخش های مختلف سازمان ها و شرکت ها برگزار می گردد که تنظیم، هماهنگی، تدارکات، حراست و مدیریت مصوبات آن از چالشهای مهم برگزار کنندگان و فراخواندگان جلسات می باشد. لذا در راستای افزایش بهرهوری، کاهش اتلاف وقت مدیران، افزایش سرعت انجام هماهنگی های برگزاری جلسه و از همه مهمتر ایجاد بستری کنترل و پیگیری مصوبات جلسه ها، اطلاع از کلیه جلسات و نتایج آن، ارزیابی کیفی جلسات و ارتقاء آنها، سامانه مدیریت جلسه ها و مصوبات دیداربا با قابلیت استفاده بر بستر وب و موبایل تولید و راه اندازی شده است
ویژگی های مهم سامانه (مدیریت جلسه ها و مصوبات اداری )
بخش ثبت جلسه
- تعریف انواع جلسات و تعیین فراخواندگان پیش فرض برای هر نوع جلسه
- تعریف سوالات نظر سنجی
- تعیین شرایط امضاء صورت جلسه(همراه با ارسال OTP)
- تعریف محل های برگزاری جلسه همراه با آدرس و موقعیت جغرافیایی
- ثبت جلسه در عرض کمتر از یک دقیقه
- ثبت یک یا چند فایل برای جلسه شامل فیلم، صدا، Doc، PDF، اکسل و یا اکسس
- کنترل تداخل برنامه جلسات برای محل های برگزاری جلسه
- ثبت فراخواندگان درون سازمانی و برون سازمانی
- بررسی زمانی تداخل جلسات دعوت شدگان
- ارسال خودکار پیامک برای فراخواندگان جلسه شامل زمان، مکان،موضوع و آدرس و موقعیت جلسه
- ایجاد پنل اختصاصی برای افراد برون سازمانی جهت اطلاع از جلسات، اعلام امکان حضور یا عدم حضور، دسترسی به مستندات جلسه ، امضاء دیجیتال صورت جلسه، کارتابل مصوبات مرتبط جهت ثبت اقدام و یا اطلاع
ویژگی های مهم سامانه (مدیریت جلسه ها و مصوبات اداری )
بخش برگزاری جلسه
- پنل اختصاصی بخش خدمات جهت پذیرایی از میهمانان شامل تعداد و نوع پذیرایی
- پنل اختصاصی حراست جهت صدور مجوز ورود به سازمان براساس شماره موبایل و یا کد ملی فراخوانده و راهنمایی ایشان به محل برگزاری جلسه
- ثبت ورود و خروج به جلسه از طریق پنل اختصاصی هر یک از فراخواندگان
- پنل مدیریت حضور و غیاب فراخواندگان توسط رئیس جلسه شامل ثبت ورود، ثبت خروج همراه با مشاهده تصویر فراخوانده
- ثبت مصوبات جلسه
- ارجاع مصوبه به پرسنل(اعم از فراخوانده و یا غیر فراخوانده) جهت اقدام و یا اطلاع
- امکان تعیین مصوبه جهت رای گیری
- پیوست فایل صورتجلسه به جلسه
- امضاء دیجیتال جلسه توسط فراخواندگان مجاز به ثبت امضاء همراه با دریافت کد OTP ارسال شده به موبایل فراخوانده
- دریافت نظر سنجی از فراخواندگان در پایان جلسه
ویژگی های مهم سامانه (مدیریت جلسه ها و مصوبات اداری )
بخش جلسات و موصوبات قبلی
- ثبت جلسات قبلی
- ثبت مصوبات قبلی
- ثبت وضعیت رسیدگی به مصوبات قبلی
- کارتابل مدیریت مصوبات شامل : 1) ثبت گزارش اقدام 2) ارجاع مصوبه 3) مشاهده مصوباتی که جهت اطلاع ارجاع خورده است.
ویژگی های مهم سامانه (مدیریت جلسه ها و مصوبات اداری )
جستجو و داشبورد
- جستجوی پیشرفته بر روی مشخصه های جلسات
- جستجوی پیشرفته بر روی مشخصه های مصوبات
- جستجو در محتوای عنوان مصوبه و متن مصوبه
- داشبورد پیشرفته جلسات
- داشبورد پیشرفته مصوبات
ویژگی های مهم سامانه (مدیریت جلسه ها و مصوبات اداری )
سایر ویژگی ها
- تقویم کاری اختصاصی پرسنل
- ثبت برنامه جلسات به صورت خودکار به محض ثبت جلسه
- امکان ثبت برنامه در تقویم
- تقویم کاری اختصاصی محل های برگزاری
- ثبت برنامه جلسات به صورت خودکار به محض ثبت جلسه
- امکان ثبت برنامه در تقویم
مدیریت جلسه ها رای گیری شورا ها
یکی از چالش های شورا های سازمان ها، شهر و یا روستا ها، مدیریت کامل جلسات شامل مصوبات، رای گیری الکترونیکی، وضعیت تایید مصوبه و وضعیت اجرای مصوبه و دسترسی سریع به مصوبات و اقدامات آنها می باشد. از اینرو در بخش رای گیری مصوبات دیدار با، تمامی نیازمندی های این فرایند مدیریت می شود. این قابلیت های عبارتند از :
- مدیریت کامل تشکیل و برگزاری جلسه
- ثبت مصوبات
- مدیریت رای گیری شامل : 1) شروع 2) پایان 3) خاتمه
- ایجاد پنل اختصاصی برای اعضاء جهت ثبت رای
- تعیین نتیجه رای گیری
- ثبت گزارش و نتیجه تایید و یا عدم تایید مصوبه های شورا توسط فرمانداری و ...
- ارجاع مصوبه جهت اقدام به دستگاه اجرایی
- گزارش گیری از اقدامات صورت پذیرفته در خصوص مصوبه توسط دستگاه اجرایی
- داشبورد اختصاصی رای گیری مصوبات
وبینار جهت برگزاری جلسات غیر حضوری
با عنایت به نیاز روزافزون سازمان ها به برگزاری جلسات به صورت غیر حضوری(وبینار)، یکی از چالش های فعلی آنها ایجاد بستر و مدیریت برگزاری اینگونه جلسات می باشد. برای رفع این نیازمندی دیدار با به همراه نرم افزار جامع و کامل وبینار ارائه می گردد و ارتباط این نرم افزار با نسخه مدیریت جلسات برقرار می باشد. در این بخش قابلیت های زیر فراهم می باشد:
- بخش راه اندازی :
- راه اندازی کامل نرم افزار وبینار بر روی سرورهای سازمان بدون محدودیت در تعداد کاربر و جلسه
- بخش ثبت جلسه :
- ثبت خودکار سشن برگزاری جلسه در وبینار
- ارسال آدرس وبنیار برای فراخواندگان
بخش برگزاری جلسه (مدیریت درخواست های ملاقات حضوری شهروندان)
- وایت برد پیشرفته
- امکان ضبط جلسه
- امکان بارگزاری فایل ارائه
- امکان نمایش تصویر هم زمان 20 نفر
- امکان به اشتراک گذاری فایل ویدیویی
- امکان به اشتراک گذاری صفحه نمایش
- امکان ارائه یاداشت های گروهی و یا خصوصی
- امکان برگزاری نظر سنجی و گزارش برخط نتیجه نظر سنجی
- امکان کنترل دسترسی دانشپذیران به روشن و خاموش کردن میکروفون و وب کم
- قابلیت ایجاد یادداشت های اشتراک همراه با قابلیت تولید فایل PDF از این یاداشت ها
- قابلیت ایجاد وضعیت های اجازه گرفتن – متوجه نشدم – شاد – ناراحت - عالی - خروج از کلاس توسط دانشپذیر
مدیریت درخواست های ملاقات حضوری شهروندان
از نیازمندی های دیگر سازمان ها و شهرداری ها و … ، مدیریت درخواست های مردمی در خصوص ملاقات حضوری با مدیران سازمان می باشد. در جهت مدیریت این خدمت، ما در دیدار با، رویکرد جدیدی را پایه گذاری نموده ایم. هدف اصلی این رویکرد، بهینه سازی و ارتقاء نحوه پاسخ گویی به این درخواست عمومی است. دیدار با برای این خدمت قابلیت های زیر را شامل می گردد :
- تعاریف اولیه
- تعریف انواع موضوع های ملاقات حضوری
- سطح بندی جغرافیایی سازمان مثل ناحیه – منطقه – ستاد یا استان – شهرستان - شهر
- تعیین مدیران مرتبط با هر موضوع ملاقات در هر حوزه جغرافیایی
نسخه شهروندی ملاقات های مردمی (مدیریت درخواست های ملاقات حضوری شهروندان)
- ثبت نام اینترنتی شهروند
- ثبت درخواست ملاقات شامل موضوع، شرح و نیز شخص مد نظر برای ملاقات
- پیامک کد رهگیری و نوبت شهروندان برای ملاقات با مدیر تعیین شده در حوزه مشخص
- اعلام تعداد درخواست قبلی ثبت شده برای این مدیر جهت ملاقات
- اطلاع از وضعیت درخواست های ثبت شده و نیز نوبت شهروند برای ملاقات
- جلوگیری از ثبت درخواست تکراری
نسخه سازمانی ملاقاتهای مردمی (مدیریت درخواست های ملاقات حضوری شهروندان)
- کارتابل اختصاصی برای هر یک از مدیران
- ارسال خودکار پیامک زمان و مکان حضور برای برگزاری جلسه ملاقات به شهروند
- اطلاع از سایر ملاقات برگزار شده برای شهروند
- ثبت گزارش ملاقات برگزار شده
- ثبت دستور بر روی درخواست شهروند
- ارجاع درخواست به سایر واحد ها
ویژگی های دیدار با در حوزه (مدیریت درخواست های ملاقات حضوری شهروندان)
- ارسال خودکار درخواست شهروند به حوزه های پایین دستی جهت رسیدگی به درخواست ها از طریق مدیریت تخصصی
- ارجاع خودکار درخواست به مدیران بالادستی در صورت عدم امکان تامین نظر شهروند
- ایجاد کارتابل یکپارچه برای تمامی پرسنل سازمان
- پنل اختصاصی تحت وب و موبایل برای هر شهروند
- اطلاع از تمامی درخواست های قبلی شهروند و اقدامات صورت پذیرفته و نتیجه آن
- افزایش بهره وری سازمان در این حوزه
- جلوگیری از تضییع حقوق شهروندان و نوبت دهی عادلانه
- اطلاع مدیران از سابقه تمامی ملاقات های صورت پذیرفته با شهروند
درباره شرکت
شرکت دانش بنیان رایان اندیشه نصر در سال 1386 با هدف کاربردی نمودن سامانه های انفورماتيک و ساير خدمات وابسته و خصوصاً ارائه راه حلهاي جامع در زمينه سامانه های اطلاعات جغرافیایی و ارتباط مردمی سازمانی تأسيس گرديد . شرکت دانش بنیان رایان اندیشه نصر با 14 سال سابقه در صنعت انفورماتيک کشور، از خدمات پرسنل و کارشناسان فني مجربی که دارای تجربه کاري بالایی می باشند، بهره مند می باشد و همگام با پیشرفت تکنولوژی در دنیا سعی دارد که خواستههای کاربران را از طریق بهینه ترین روشها به نتیجه مطلوب سوق دهد.